Si se establecen estrategias de priorización, se podrá mejorar el cumplimiento para aprovechar al máximo el tiempo en la oficina. Te contaremos sobre estrategias que ayudarán a evaluar y establecer prioridades.

1. Realizar una lista con todas las actividades 

Se debe enlistar y analizar las actividades para conocer el alcance total de lo que se necesita hacer; es importante que se tomen en cuenta las actividades más básicas hasta las más importantes.

Una vez que tengas todas las actividades enlistadas, se suele ordenan y clasifican en lista de prioridades según la importancia, urgencia y duración.

2. Identificar lo más importante

Es muy importante que se establezcan prioridades para alcanzar los objetivos a corto y largo plazo. Una idea es dividir los objetivos con base a el tiempo en que se requieren entregar. Por ejemplo, se puede desglosar anual, mensual, semanal o diaria.

3. Destaca lo que es urgente

En la lista de actividades que se genere se deben establecer los plazos de cumplimiento, para que se pueda identificar las tareas que deben completarse rápidamente y planificar con anticipación en función de plazos futuros. Si no se realiza esto, se seguirán postergando actividades importantes simplemente porque no son urgentes.

4. Clasificar según la importancia y la urgencia 

Se deben de dividir entre urgentes e importantes: Son las actividades que deben completarse primero.

Importantes, pero no urgentes: Se establece cierto periodo para realizarlas.

Urgentes, pero no importantes: Se puede delegar a alguien más que pertenezca a nuestro equipo.

Ni urgentes ni importantes: Se recomienda eliminarlas.

Otra estrategia que se puede llevar a cabo es realizar un listado de actividades por día y tener claros los objetivos que se desean cumplir.

5. Mantener la atención en una actividad a la vez

Cuando las tareas en las actividades en las que se trabajan son sencillas algunas personas las trabajan en conjunto, pero es importante saber que a medida que aumenta la dificultad se pueden dividir entre distintas posiciones o puestos que hay en el área. Esta estrategia ayudará a lograr el cumplimiento no solo de los objetivos individuales y grupales. 

Para mantenerse enfocados en una cierta actividad importante a la vez, hay que evitar las posibles distracciones y evitarlas activamente a lo largo del día. Como por ejemplo si se asignan varias actividades se debe priorizar hasta terminarla, una vez concluida comenzar a realizar la siguiente actividad.  

6. Considerar el esfuerzo

Cuando uno mira una larga lista de tareas pendientes, es fácil abrumarse o estresarse con todo el trabajo que hay que realizar. Es un sentimiento que reduce la productividad y lleva a frustrarse o bloquearse. A fin de superar esto, se pueden evaluar las tareas según el esfuerzo requerido para completarlas. 

Si la lista de actividades es demasiado pesada, lo que se recomienda es priorizar aquellas que requieran una menor inversión de tiempo o esfuerzo y que se puedan completar más rápidamente. Esto va a permitir que nos demos un respiro y generará una sensación de logro que te impulsará durante el día. 

7. Realizar una revisión constante

Revisar frecuentemente la lista de actividades con sus prioridades es clave para llevar un buen control y el enfoque en nuestra área.

Ahora que conoces estos pasos recuerda aplicarlos en tu día a día para el buen control y manejo de las actividades.